Términos de uso

Última actualización: 27 de octubre de 2026

Estos Términos de uso regulan el acceso y la utilización de la plataforma Utilia OS. Si tienes dudas sobre su aplicación o alcance, puedes escribirnos a info@utilia.ai.

1. Objeto y aceptación

Los presentes Términos de uso (en adelante, los Términos) regulan el acceso y uso de la plataforma Utilia OS, accesible en os.utilia.ai, titularidad de UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN. (en adelante, UTILIA). Su aceptación es un requisito imprescindible para la utilización del servicio.

El uso de la plataforma presume la aceptación plena y sin reservas de estos Términos, de la Política de privacidad, de la Política de cookies y, cuando proceda, del contrato principal de suscripción firmado entre UTILIA y la organización cliente. En caso de contradicción entre el contrato principal y estos Términos, prevalecerá lo dispuesto en el contrato principal.

Servicio exclusivamente profesional (B2B)

UTILIA OS se ofrece exclusivamente a empresas, profesionales y autónomos que actúan en el marco de su actividad comercial, empresarial u oficio; por ello, la contratación de un plan de pago requiere la identificación fiscal del cliente (NIF o CIF). Al aceptar estos Términos, el cliente declara que actúa con un propósito propio de dicha actividad y que no ostenta la condición de consumidor o usuario conforme al artículo 3 del Real Decreto Legislativo 1/2007, por lo que no resultan de aplicación los derechos reservados a consumidores, incluido el derecho de desistimiento de 14 días.

Desistimiento en el caso excepcional de consumidor. Si, pese a la declaración anterior, el cliente o usuario tuviera excepcionalmente la condición legal de consumidor o usuario conforme al artículo 3 del TRLGDCU, dispondrá del derecho de desistimiento durante los catorce (14) días naturales siguientes a la celebración del contrato, conforme a los artículos 102 y siguientes del TRLGDCU. Para ejercerlo bastará una declaración inequívoca en tal sentido, con indicación de su identidad y del servicio contratado, remitida al canal de soporte de UTILIA en soporte@utilia.ai o por escrito al domicilio social. Ejercido en plazo, UTILIA reembolsará las cantidades percibidas sin demora indebida y, en todo caso, dentro de los catorce (14) días naturales siguientes; si el consumidor hubiera solicitado expresamente que la prestación del servicio comenzara durante el plazo de desistimiento, deberá abonar la parte proporcional al servicio ya prestado, conforme al artículo 108.3 del TRLGDCU.

Información previa a la contratación. Puesto que ninguna de las partes tiene la condición de consumidor, ambas acuerdan, conforme al artículo 27.2.a) de la Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSI), que UTILIA no está obligada a facilitar la información previa a la contratación prevista en el artículo 27.1 de esa ley. Este acuerdo no se aplica en el caso excepcional de consumidor y no afecta a la puesta a disposición de estos Términos antes de la contratación, de forma que puedan almacenarse y reproducirse.

2. Definiciones

• Organización cliente: Persona jurídica, o persona física que actúa en el ejercicio de su actividad empresarial o profesional, que contrata la plataforma Utilia OS y, por tanto, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales tratados a través de ella.
• Usuario administrador: Persona física designada por la organización cliente con permisos para gestionar la cuenta, las suscripciones, el alta y baja de usuarios y la configuración.
• Usuario: Cualquier persona física autorizada por la organización cliente para acceder a la plataforma, incluidos empleados, socios y colaboradores.
• Usuario del portal cliente: Persona física cliente final de la organización cliente que accede a áreas específicas de la plataforma (p. ej., firma de presupuestos o intercambio de documentación).
• Servicio: La plataforma Utilia OS, sus módulos, APIs, conectores para asistentes de inteligencia artificial, aplicaciones de escritorio y para móviles, complemento para Outlook y cualesquiera funcionalidades asociadas.
• Contenido: Datos, textos, archivos, imágenes, audios, vídeos, software y cualquier otro material que los usuarios o UTILIA introduzcan, generen o pongan a disposición a través del servicio.

3. Acceso y cuenta de usuario

El acceso a la plataforma requiere la creación de una cuenta por parte de la organización cliente. El usuario administrador es responsable del alta, modificación y baja de las cuentas individuales de los usuarios dentro de su organización.

El usuario se compromete a: (i) proporcionar información veraz, exacta y actualizada durante el proceso de alta; (ii) custodiar sus credenciales con la debida diligencia, sin facilitarlas a terceros; (iii) notificar sin demora a UTILIA cualquier uso no autorizado o sospecha de compromiso de sus credenciales.

Responsabilidad sobre las credenciales

UTILIA no será responsable de los daños derivados del uso indebido de credenciales por parte de terceros cuando dicho uso no sea imputable a una falta de diligencia de UTILIA en la protección del sistema de autenticación. Se recomienda activar la autenticación multifactor y revisar periódicamente las sesiones activas.

4. Licencia de uso del software

UTILIA concede a la organización cliente y, a través de ella, a sus usuarios, una licencia no exclusiva, no transferible, no sublicenciable, revocable y limitada en el tiempo, para utilizar la plataforma Utilia OS durante la vigencia del contrato principal y dentro de los módulos y número de usuarios contratados.

El código fuente, las bases de datos, el diseño de la plataforma, los logotipos y la marca UTILIA son titularidad exclusiva de UTILIA SERVICIOS IA S. COOP. CAN. y se encuentran protegidos por la normativa aplicable en materia de propiedad intelectual e industrial, en particular por el Real Decreto Legislativo 1/1996. Ningún elemento de estos Términos supone la cesión de ningún derecho de propiedad intelectual o industrial a favor del usuario u organización cliente, más allá de la licencia de uso descrita.

Contenido de la organización cliente. UTILIA no adquiere ningún derecho sobre el Contenido que la organización cliente y sus usuarios introducen o generan en la plataforma, incluidos los resultados que las funciones de inteligencia artificial producen a partir de él, salvo la licencia que se describe a continuación. La organización cliente concede a UTILIA una licencia no exclusiva, gratuita y limitada a la vigencia del contrato y a los plazos de conservación del apartado 8 para alojar, reproducir, transformar técnicamente, transmitir y mostrar ese Contenido con el fin de prestar el servicio y las funciones que la organización cliente y sus usuarios utilicen, darles soporte, mantener su seguridad y cumplir las obligaciones legales de UTILIA. Si la organización cliente publica contenidos en el Marketplace de AI Studio, estos quedan a disposición de las demás organizaciones en los términos de las políticas del Marketplace, que se aceptan al publicar. La organización cliente garantiza que dispone de los derechos necesarios sobre el Contenido que introduce y que su tratamiento a través de la plataforma no infringe derechos de terceros.

Aplicaciones, API y conectores. La licencia comprende, en la medida en que el plan contratado los incluya, las aplicaciones de escritorio y para móviles, el complemento para Outlook, la API de programación y sus bibliotecas de desarrollo, y los conectores para asistentes de inteligencia artificial. Su uso está sujeto a estos Términos y a los límites de uso (número de peticiones por periodo) que UTILIA aplica para proteger la estabilidad y la seguridad del servicio; las aplicaciones descargadas de tiendas de terceros se rigen, además, por las condiciones de esas tiendas. Las claves de la API y las claves personales de los conectores son credenciales y deben custodiarse conforme al apartado 3.

5. Obligaciones del usuario

El usuario se compromete a utilizar la plataforma conforme a la ley, la moral, el orden público y los presentes Términos. En particular, el usuario se obliga a no:

• Realizar actividades ilícitas, lesivas de derechos de terceros, contrarias a la buena fe o fraudulentas.
• Introducir o propagar virus informáticos, código malicioso o cualquier otro elemento que pueda dañar o alterar el servicio o los sistemas de UTILIA o de terceros.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar derivar el código fuente del software, salvo en la medida autorizada por la normativa imperativa (art. 100.5 y concordantes del RDL 1/1996 sobre interoperabilidad).
• Llevar a cabo actividades de web scraping, minería masiva, tests de carga no autorizados o cualquier otra extracción sistemática de contenidos sin el consentimiento expreso y por escrito de UTILIA. No tiene esta consideración el uso de la API, de los conectores para asistentes de inteligencia artificial y de las funciones de exportación de la plataforma dentro de sus límites.
• Suplantar la identidad de otros usuarios, proveedores o administradores, ni acceder a cuentas ajenas.
• Utilizar la plataforma para enviar comunicaciones comerciales no solicitadas infringiendo el artículo 21 de la LSSI-CE o cualquier otra normativa equivalente.
• Infringir derechos de propiedad intelectual o industrial, derechos de imagen o cualquier otro derecho de terceros.
• Utilizar el rastreador web de la plataforma para recoger contenidos o datos que no esté autorizado a recoger, en contra de las exclusiones que indiquen los sitios rastreados (como su fichero robots.txt) o de sus condiciones de uso, o para recoger datos personales sin una base jurídica que lo ampare.
• Enviar campañas de correo, presupuestos o mensajes con el complemento para Outlook, que incorporan un píxel que registra su apertura, sin informar de ello a los destinatarios ni recabar su consentimiento cuando lo exija el artículo 22.2 de la LSSI.
• Eludir o intentar eludir los límites de uso, las medidas de seguridad o las restricciones de plan, permisos y ámbitos de la plataforma, también a través de la API o de asistentes de inteligencia artificial.
• Utilizar las funciones de inteligencia artificial para prácticas prohibidas por el artículo 5 del Reglamento (UE) 2024/1689.

5 bis. Funciones de inteligencia artificial de la plataforma

La plataforma incluye funciones que utilizan inteligencia artificial, como el asistente @Utilia, la transcripción de audios y reuniones, el copiloto de llamadas, la clasificación de correos, el perfilado de leads o la lectura automática de gastos, pagos y albaranes. Esas funciones se apoyan en proveedores externos de inteligencia artificial, en la actualidad OpenAI y ElevenLabs, que figuran en la lista de subencargados. Las peticiones que la plataforma envía a OpenAI pueden quedar guardadas en sus sistemas durante el plazo que fijan las condiciones de su API, conforme a las cuales ese proveedor no utiliza por defecto esos datos para entrenar sus modelos.

Revisión humana. Los resultados de la inteligencia artificial pueden ser inexactos, incompletos o inadecuados para el caso concreto. La organización cliente y sus usuarios deben revisarlos antes de utilizarlos o de tomar decisiones basadas en ellos, en especial cuando afecten a personas o tengan trascendencia económica, fiscal, laboral o jurídica. UTILIA no responde de las decisiones adoptadas a partir de esos resultados sin la debida revisión.

Asistente @Utilia. El asistente @Utilia puede consultar, crear, modificar y eliminar información en nombre de la persona que lo utiliza, siempre dentro de los permisos de esta, y puede hacerlo sin pedir una confirmación adicional; las modificaciones que realiza quedan registradas en el registro de auditoría. La persona que lo utiliza responde de las instrucciones que le da y debe revisar el resultado.

Desactivación. Quien tenga el rol de «Super Administrador» puede desactivar, en Ajustes › Organización, el envío de datos a proveedores externos de inteligencia artificial, lo que detiene las funciones de inteligencia artificial de la plataforma. Este ajuste no afecta a los asistentes de terceros que conecten las personas usuarias (apartado 5 ter). La organización cliente puede, además, excluir archivos y carpetas del acceso de la inteligencia artificial.

Reglamento de inteligencia artificial. Cuando la organización cliente utiliza estas funciones en su actividad, le corresponde, como responsable del despliegue en el sentido del Reglamento (UE) 2024/1689, adoptar las medidas de alfabetización en inteligencia artificial de su personal que exige el artículo 4 y cumplir las obligaciones de transparencia que el artículo 50 atribuye a los responsables del despliegue.

5 ter. Asistentes de inteligencia artificial de terceros

Conexión. Las personas usuarias pueden conectar a Utilia OS asistentes de inteligencia artificial de terceros, como Claude, ChatGPT o Cursor, a través de los conectores de la plataforma (protocolo MCP). La conexión se autoriza con la propia cuenta de Utilia OS mediante OAuth, en una pantalla de consentimiento que muestra la aplicación, la cuenta y los grupos de permisos solicitados, que pueden desmarcarse, o mediante una clave personal creada en la plataforma.

Alcance. El asistente actúa en nombre de la persona que lo conectó. Solo puede utilizar los módulos incluidos en el plan de la organización y, dentro de ellos, se rige por los permisos de esa persona; los ámbitos que esta autoriza al conectarlo acotan además las operaciones disponibles, aunque hoy no todas las herramientas los distinguen con el mismo detalle. Según lo autorizado, el asistente puede consultar información y también crear, modificar, enviar o eliminar. Sus acciones se tienen, a todos los efectos, por realizadas por esa persona y quedan registradas a su nombre en el registro de auditoría. La persona usuaria debe revisar y confirmar las acciones irreversibles, como eliminar o enviar información, antes de que el asistente las ejecute.

Proveedor del asistente. El proveedor del asistente (por ejemplo, Anthropic, OpenAI o Cursor) es un tercero independiente, elegido por la organización cliente o por sus personas usuarias, con el que estas mantienen su propia relación, y no es un subencargado de UTILIA. UTILIA no recibe las conversaciones con el asistente ni las instrucciones que se le dan: solo recibe las peticiones que el asistente formula a la plataforma, como qué herramienta utiliza y con qué parámetros, y le entrega lo que cada herramienta devuelve, que su proveedor trata conforme a sus propias condiciones. UTILIA no responde de las respuestas, contenidos ni acciones del asistente, ni del tratamiento que haga su proveedor.

Retirada y caducidad. La persona usuaria puede retirar cada conexión en cualquier momento desde Perfil › Aplicaciones o desde Ajustes › Conecta tu IA; la conexión deja de funcionar en un máximo de treinta (30) segundos. Desactivar a una persona usuaria retira todas sus conexiones. Cada autorización mediante OAuth emite accesos de una hora, renovables durante un máximo de noventa (90) días desde que se concede; las claves personales caducan en el plazo fijado al crearlas, entre 1 y 365 días (90 días si no se fija otro).

Límites y seguridad. UTILIA aplica límites de uso a estas conexiones y puede suspender o retirar una conexión, una clave o el acceso de una aplicación cuando lo exija la seguridad del servicio o de la organización cliente, o ante un uso contrario a estos Términos. La organización cliente puede limitar el alcance de los asistentes mediante el plan contratado, los permisos que asigna a cada persona usuaria, la exclusión de archivos y carpetas del acceso de la inteligencia artificial y la desactivación de personas usuarias.

Disponibilidad. La disponibilidad de cada asistente y de sus conectores, así como la presencia de Utilia OS en los directorios de aplicaciones de terceros, dependen de esos terceros, y UTILIA no las garantiza.

5 quater. La plataforma no sustituye el asesoramiento profesional

Utilia OS y sus funciones de inteligencia artificial son herramientas de gestión y de apoyo. No prestan asesoramiento fiscal, contable, jurídico, laboral ni financiero, incluido el asesoramiento en materia de inversión, y no sustituyen a un asesor fiscal, gestor, contable, abogado, analista financiero ni a ningún otro profesional cualificado.

Los cálculos, modelos y declaraciones tributarias, libros, cuentas anuales, informes, documentos y respuestas que la plataforma prepara o genera, en la medida en que la organización cliente tenga disponibles las funciones correspondientes, se basan en los datos y en la configuración que introducen la organización cliente y sus usuarios, y tienen carácter de apoyo. La organización cliente y sus usuarios deben revisarlos y, cuando corresponda, verificarlos con un profesional cualificado antes de presentarlos ante cualquier administración, firmarlos, comunicarlos a terceros o adoptar decisiones con trascendencia fiscal, contable, jurídica, laboral o económica. La organización cliente es responsable de esas decisiones y de la presentación de esos documentos, como lo es, conforme a la ley, de su contabilidad y del cumplimiento de sus obligaciones tributarias, aunque utilice la plataforma o encargue esas tareas a terceros.

Cada usuario debe aceptar expresamente el aviso «Utilia OS no sustituye el asesoramiento profesional», que resume este apartado, al darse de alta o en su primer acceso a la plataforma, y UTILIA conserva constancia de esa aceptación durante el plazo previsto en el apartado 8: la fecha y la hora, la versión del texto aceptada y los datos técnicos del acceso, como la dirección IP y el navegador o la aplicación utilizados. Si UTILIA publica una versión nueva del aviso, se pedirá de nuevo su aceptación.

6. Contratación, precios y pago

Los precios del servicio se pactan en el contrato principal o en el plan de suscripción seleccionado por la organización cliente. Salvo pacto en contrario, los importes son periódicos (mensuales o anuales) y se facturan por adelantado. Los precios indicados no incluyen impuestos. Cada cargo genera la correspondiente factura, emitida conforme a la normativa de facturación aplicable.

Prueba gratuita. La prueba gratuita, que en la actualidad dura catorce (14) días, no requiere método de pago y no se convierte automáticamente en suscripción de pago. Si durante la prueba el cliente introduce un método de pago y autoriza expresamente el cargo recurrente, la suscripción de pago comenzará automáticamente al finalizar el periodo de prueba, al precio comunicado en ese momento. Si la prueba termina sin que pueda iniciarse la suscripción de pago, por no haberse introducido un método de pago o por no estar completos los datos de facturación, la cuenta quedará suspendida en los términos del apartado 8 y, si durante el período de cortesía allí previsto no se contrata un plan de pago, se producirá la baja del servicio.

Pruebas de capacidades. Con independencia de la prueba inicial, la organización cliente puede probar gratuitamente durante catorce (14) días determinadas capacidades que su plan no incluye, una sola vez por cada capacidad. Estas pruebas no modifican el plan, la renovación, los límites ni el volumen de inteligencia artificial incluido, y no generan cargo alguno; al terminar, el acceso a la capacidad se interrumpe salvo que se contrate.

Renovación automática. Las suscripciones de pago se renuevan automáticamente por períodos iguales al contratado, salvo cancelación previa a la fecha de renovación.

Precio del plan Founder. UTILIA garantiza a los clientes del plan Founder el mantenimiento del precio pactado mientras su suscripción permanezca activa y sin interrupción, aunque los precios de los planes nuevos varíen.

Precio de la lista de espera. Las personas que se inscribieron en la lista de espera de Utilia OS en os.utilia.ai antes de la apertura del alta, el 15 de octubre de 2026 a las 10:00 (hora de Canarias), tienen derecho a que la organización cliente que den de alta con la misma dirección de correo electrónico pague su plan mes a mes al precio por mes de la facturación anual de ese plan (en la actualidad, 49 € al mes el plan Esencial, 99 € el Profesional y 199 € el Avanzado, impuestos no incluidos), en lugar del precio mensual ordinario. Este precio se rige por las siguientes reglas: (i) se aplica automáticamente cuando el alta se hace con la dirección inscrita; si se hizo con otra, la persona inscrita puede pedir a UTILIA, a través de los canales de soporte del apartado 10 bis, que lo aplique a su organización, y cada inscripción solo puede aplicarse a una organización cliente; (ii) afecta únicamente al precio del plan: los complementos, los usuarios adicionales y el Saldo adicional de IA se facturan a su precio ordinario, igual que en la facturación anual; (iii) se mantiene si la organización cliente cambia de plan, en cuyo caso pasa a pagar el precio por mes de la facturación anual del nuevo plan, y si cambia la periodicidad de facturación; (iv) se conserva mientras la suscripción no se extinga, y revertir una cancelación antes de que surta efectos no lo afecta; (v) se pierde de forma definitiva cuando la suscripción se extingue, por una cancelación que haya surtido efectos o por la baja tras un impago o una suspensión, de modo que, si la organización cliente vuelve a contratar después, se le aplicará el precio ordinario; y (vi) no es transferible a otra organización ni canjeable por dinero. Durante la prueba gratuita, el precio que la plataforma comunica para el inicio de la suscripción de pago ya refleja esta condición.

Cambios de plan. Cuando existan varios planes, el cambio a un plan superior surtirá efecto inmediato. En las suscripciones mensuales se facturará la diferencia proporcional por el tiempo restante del período en curso, sin modificar la fecha de renovación. En las suscripciones anuales, el cambio a un plan superior inicia un nuevo período anual: se facturará en ese momento la anualidad del nuevo plan, descontada la parte no consumida de lo efectivamente cobrado por el período en curso. El cliente puede solicitar el cambio a un plan inferior en cualquier momento desde el panel de configuración; el cambio surtirá efecto al inicio del siguiente período de facturación, sin reembolso total ni parcial de las cantidades ya facturadas por el período en curso, salvo obligación legal en contrario. Antes de confirmar cualquier cambio se mostrará al cliente el importe exacto de cualquier cargo inmediato, la fecha de efecto y, en las bajadas, un resumen de las funciones, límites y complementos que dejarán de estar disponibles; los complementos que el nuevo plan ya incluya causarán baja en la misma fecha de efecto, sin reembolso de las cantidades ya facturadas. La solicitud de cambio a un plan inferior puede revertirse desde el mismo panel mientras no haya surtido efecto.

Peticiones internas de ampliación del plan. La plataforma permite que cualquier persona usuaria de la organización cliente pida que se amplíe el plan cuando encuentra una funcionalidad que la suscripción vigente no incluye. Esa petición es una comunicación interna de la organización cliente: no constituye una solicitud de contratación ni un pedido, no genera cargo alguno, no modifica la suscripción y no vincula a UTILIA. Se dirige a las personas de la propia organización que tienen atribuido el permiso de administrar la cuenta, que son las únicas que pueden ampliar el plan y las únicas que pueden atenderla o descartarla. Esas personas ven el nombre de quien pide y, si lo escribe, el motivo que indique; quien pide recibe a su vez la respuesta con el motivo que se le haya dado. UTILIA no interviene en la resolución de estas peticiones; del hecho de que se pida una funcionalidad concreta queda constancia en las estadísticas internas de uso del producto, de forma agregada por organización.

Atención comercial y reserva de videollamada. UTILIA pone a disposición de las personas usuarias un canal para hablar con su equipo comercial, ya sea reservando una videollamada, cuya duración se indica al reservarla, o dejando un teléfono para que UTILIA devuelva la llamada. Este canal es gratuito, no forma parte del servicio contratado y su uso no obliga a contratar nada ni genera derecho alguno a la ampliación del plan, que sigue requiriendo la decisión de quien administra la cuenta. UTILIA no garantiza una hora concreta ni un plazo de respuesta: las horas que se ofrecen son las que en cada momento están libres en la agenda de su equipo comercial, y la cita puede cancelarse o cambiarse de hora por cualquiera de las dos partes, avisando por correo electrónico. Los datos de contacto que la persona facilite al reservar los trata UTILIA en calidad de responsable del tratamiento, en los términos descritos en la Política de privacidad.

Cambio de periodicidad de facturación. El paso de la facturación mensual a la anual surte efecto inmediato e inicia un nuevo período anual: se facturará en ese momento la anualidad correspondiente, incluidos los complementos contratados, descontada la parte no consumida de lo efectivamente cobrado por el período mensual en curso. El paso de la facturación anual a la mensual surtirá efecto en la siguiente fecha de renovación, sin reembolso de la anualidad en curso, y puede revertirse mientras no haya surtido efecto. En ambos casos, el importe correspondiente se comunicará antes de confirmar el cambio.

Complementos. La organización cliente puede contratar complementos recurrentes sobre su plan (entre otros, usuarios o almacenamiento adicionales y aplicativos o capacidades concretas). La contratación de un complemento conlleva el cargo inmediato de la parte proporcional de su precio por el tiempo restante del período de facturación en curso, con emisión de la factura correspondiente; a partir de la siguiente renovación, el complemento se factura junto con la suscripción y se renueva con ella. La baja de un complemento se solicita a UTILIA a través de los canales de soporte del apartado 10 bis y surtirá efectos al término del período de facturación en curso, sin reembolso de las cantidades ya facturadas, salvo obligación legal en contrario.

Funciones de inteligencia artificial incluidas en el plan. Los planes incluyen un volumen de uso de las funciones de inteligencia artificial de la plataforma, común a todas ellas, que se restablece cada mes, también en las suscripciones anuales, en el día del mes en que comenzó el período de facturación, una vez cobrado el período correspondiente, y no es acumulable a meses posteriores. Agotado dicho volumen, las funciones de inteligencia artificial quedan en pausa hasta su siguiente restablecimiento o hasta la adquisición de Saldo adicional de IA. El resto de funciones de la plataforma no se ve afectado. El estado del consumo es consultable en todo momento desde Ajustes › Uso.

Saldo adicional de IA. El cliente puede adquirir, de forma prepagada y por el importe que elija dentro de los límites indicados en el momento de la compra, saldo adicional para el uso de las funciones de inteligencia artificial. El Saldo adicional de IA: (i) se consume únicamente una vez agotado el volumen de uso incluido en el plan y se descuenta según el consumo real de cada operación, y el saldo restante puede consultarse en todo momento en Ajustes › Uso; (ii) caduca a los doce (12) meses de cada compra, consumiéndose en primer lugar el saldo de la compra más antigua; (iii) no es reembolsable, salvo obligación legal en contrario; (iv) no es transferible a otras organizaciones ni canjeable por dinero; y (v) de quedar saldo no consumido cuando la cancelación de la suscripción surta efectos, dicho saldo se perderá. Cada compra genera la correspondiente factura.

Cancelación de la suscripción

Quien tenga el rol de «Super Administrador» de la organización cliente puede cancelar la suscripción en cualquier momento desde Ajustes › Mi plan. La cancelación surtirá efectos al término del período de facturación en curso: el servicio permanecerá activo hasta esa fecha y no se realizarán reembolsos totales ni parciales por los períodos ya facturados, salvo obligación legal en contrario. La cancelación puede revertirse desde el mismo panel mientras no haya surtido efectos. Si la suscripción tiene cargos impagados o está suspendida, la cancelación surte efectos de inmediato, no puede revertirse y no extingue las cantidades pendientes, que siguen siendo exigibles. Conforme al Reglamento (UE) 2023/2854 (Data Act), UTILIA no exige preaviso alguno para cancelar y, en todo caso, el preaviso de terminación exigible al cliente no superará los dos (2) meses, tampoco en las suscripciones de duración anual. Una vez la cancelación surta efectos, el cliente dispone del período de recuperación de sus datos descrito en el apartado 8 de estos Términos.

Régimen fiscal canario (IGIC)

UTILIA está domiciliada en Canarias y sujeta al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). Las facturas emitidas a organizaciones clientes establecidas en Canarias repercuten el IGIC al tipo vigente. Las emitidas a organizaciones clientes establecidas fuera de Canarias no repercuten ningún impuesto, porque el servicio no está sujeto al IGIC (artículo 17.Uno.1.º de la Ley 20/1991, de 7 de junio): según dónde esté establecida, es la propia organización cliente quien declara, por inversión del sujeto pasivo, el Impuesto sobre el Valor Añadido si lo está en la península o en Baleares (artículo 84.Uno.2.º a) de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre), el Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación de Ceuta o de Melilla si lo está en una de esas ciudades (artículo 12.2 de la Ley 8/1991, de 25 de marzo), o el impuesto que corresponda en su Estado si lo está en otro Estado miembro de la Unión Europea. Si está establecida fuera de la Unión Europea, se aplica lo que disponga la normativa de su país. Cada factura indica el motivo por el que no lleva impuesto. Lo anterior se refiere a las organizaciones clientes que actúan como empresarios o profesionales, conforme al apartado 1.

El impago total o parcial de cualquier factura de la suscripción, de los complementos o del Saldo adicional de IA dará derecho a UTILIA a: (i) reclamar los intereses de demora correspondientes conforme a la Ley 3/2004 de medidas de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales; (ii) repercutir los gastos de cobro generados; y (iii) suspender el acceso al servicio conforme al procedimiento escalonado descrito en el apartado 8 de estos Términos.

Descuento por recomendación. La organización cliente puede recomendar Utilia OS a otras empresas con el enlace y el código de recomendación propios que encuentra en Ajustes › Mi plan › «Recomienda UTILIA OS», que ven las personas usuarias que pueden ver Mi plan, y obtener por cada empresa que se dé de alta con ellos un descuento por recomendación, que la plataforma también llama crédito por recomendación. Pueden recomendar las organizaciones clientes que contratan Utilia OS con los precios publicados o con un precio pactado, también durante la prueba gratuita, y no las que tienen Utilia OS de cortesía o para uso interno. El descuento se rige por las siguientes reglas: (i) importe: el de una mensualidad del plan de la empresa recomendada, sin impuestos, al precio mensual si esa empresa paga mes a mes o al precio por mes de la facturación anual si paga por años, según el periodo que da lugar al descuento y con el límite de lo que esa empresa paga de verdad por su plan en ese periodo; cuenta solo el plan, sin usuarios adicionales ni complementos; (ii) cuándo se obtiene: cuando la empresa recomendada ha pagado dos (2) mensualidades de su suscripción que no se le han devuelto; un periodo anual cuenta como doce mensualidades, por lo que basta su primer pago anual, y no cuentan las compras sueltas ni los periodos que no paga; una empresa que tiene Utilia OS de cortesía o para uso interno no da lugar al descuento; (iii) cómo se aplica: como una rebaja del precio, antes de impuestos, en las siguientes facturas de la suscripción de la organización cliente que recomienda, en la línea «Descuento por recomendación», después de cualquier otro descuento y del precio pactado; si es mayor que la cuota de un periodo, el resto se aplica en los siguientes; no se aplica a las compras sueltas, como el Saldo adicional de IA, las aplicaciones o la diferencia de una subida de plan a mitad de periodo, ni rebaja cantidades pendientes de pago; y si cubre la cuota entera de un periodo, ese periodo no se cobra ni se factura, como explica Ajustes › Mi plan; (iv) no es dinero: no se paga en dinero, no se puede transferir a otra organización ni canjear, y no retribuye ningún servicio de la organización cliente, que no asume ninguna obligación por recomendar; (v) cuándo se pierde: el descuento que quede por aplicar se pierde cuando la suscripción de la organización cliente que recomienda se da de baja, y no se pierde mientras está en pausa por un impago; (vi) devoluciones: una vez concedido, el descuento no se retira aunque la empresa recomendada se dé de baja después; pero si a la empresa recomendada se le devuelven los pagos que dieron lugar al descuento, no se concede o, si ya se había concedido, se anula la parte que no se haya aplicado; si a la organización cliente se le devuelve entera una factura en la que se aplicó el descuento, lo aplicado vuelve a su saldo, salvo que el descuento esté anulado; y en el paso de la facturación mensual a la anual, el abono del periodo en curso se calcula sobre lo pagado en dinero, sin devolver al saldo el descuento aplicado en ese periodo; (vii) : la empresa recomendada tiene que ser otra empresa, con otro NIF y otra persona administradora, que no se haya dado de alta ni haya tenido una prueba en Utilia OS en los seis (6) meses anteriores con el mismo NIF o con el mismo correo electrónico de la persona que la administra; cada empresa recomendada da lugar a un solo descuento, sin límite de empresas, y una empresa solo puede tener una recomendación, de una organización cliente o de un colaborador del Programa de colaboradores de UTILIA OS; UTILIA comprueba estos requisitos de forma automática y puede no conceder, o anular, un descuento que no los cumpla o que se haya obtenido con fraude, y la organización cliente puede pedir que lo revise una persona del equipo de UTILIA; (viii) : la empresa que se da de alta con el enlace o el código ve el nombre de la organización que la recomienda, al darse de alta y en su Mi plan, y la organización que recomienda ve en «Recomienda UTILIA OS» el nombre de cada empresa que se dio de alta con su enlace o su código, su estado respecto del descuento y sus descuentos concedidos, aplicados y pendientes; (ix) : cuando la organización cliente ha obtenido tres (3) descuentos y ya ha pagado su suscripción, UTILIA puede ofrecer a quien la administra participar en el Programa de colaboradores de UTILIA OS, que se rige por su propio acuerdo; las empresas que recomendó antes siguen dando lugar al descuento y no a comisiones; y (x) : UTILIA puede modificar o terminar el descuento por recomendación conforme al apartado 14, y los descuentos ya concedidos se respetan.

Organizaciones clientes que llegan por un colaborador del Programa de colaboradores. Si la organización cliente se dio de alta con el enlace o el código de un colaborador del Programa de colaboradores de UTILIA OS, o un colaborador la presentó a UTILIA antes de su alta, UTILIA paga a ese colaborador una comisión calculada sobre lo que la organización cliente paga por su suscripción, sin que su precio cambie. Para calcularla y para que el colaborador pueda comprobarla, UTILIA le muestra la denominación de la organización cliente, su plan, su estado («En prueba», «Activa» o «No activa»), cuántas de sus mensualidades han dado lugar a comisión, sobre un máximo de veinticuatro (24), el importe sin impuestos de cada factura de su suscripción que ha cobrado y la comisión correspondiente. No le muestra sus personas usuarias, sus datos, sus facturas ni el motivo por el que no está activa, y el colaborador no tiene acceso a su cuenta salvo que la organización cliente lo invite como persona usuaria. El colaborador es un empresario independiente: no es empleado ni representante de UTILIA, no puede ofrecer precios ni condiciones distintos de los publicados ni obligar a UTILIA, y los compromisos de UTILIA con la organización cliente son solo los de estos Términos y su contrato. Si la organización cliente se dio de alta con el enlace o el código del colaborador, vio su nombre al darse de alta. El tratamiento de estos datos se explica en el apartado 19 de la Política de privacidad.

6 bis. Aplicaciones de otros desarrolladores

Catálogo de aplicaciones. Utilia OS incluye un catálogo de aplicaciones en el que otros desarrolladores, empresas y profesionales independientes de UTILIA, publican aplicaciones que la organización cliente puede instalar. Antes de instalar una, la plataforma muestra quién la ha hecho, los permisos que pide y para qué, los aplicativos que necesita, si su desarrollador guarda datos personales y, en ese caso, cuáles, para qué, durante cuánto tiempo y en qué país, y si usa inteligencia artificial. La instala una persona usuaria con permiso para instalar aplicaciones, que elige la persona responsable con cuyos permisos actuará la aplicación, nunca con más. Las aplicaciones de otros desarrolladores no forman parte del servicio ni del plan contratado.

Relación con el desarrollador. El servicio de cada aplicación lo presta su desarrollador, con sus propias condiciones de uso, y el desarrollador trata los datos de la organización cliente por cuenta de esta, como encargado del tratamiento, en los términos de la cláusula 5 ter del contrato de encargo del tratamiento. UTILIA revisa las aplicaciones antes de publicarlas conforme a las Normas del catálogo de aplicaciones, pero esa revisión no es una auditoría de su seguridad, de su calidad ni de su licitud, y UTILIA no responde del servicio de las aplicaciones de otros desarrolladores, salvo en lo que establecen para las aplicaciones de pago las Condiciones de compra de aplicaciones.

Suspensión y desinstalación. UTILIA puede suspender una aplicación en todas las organizaciones que la tienen instalada cuando lo exijan la seguridad, la protección de los datos, una orden de una autoridad o un incumplimiento grave de su desarrollador; mientras dure la suspensión, la aplicación no puede acceder a los datos de la organización cliente. La organización cliente puede desinstalar una aplicación en cualquier momento desde Ajustes › Aplicaciones › Instaladas, y su acceso termina en el acto. Lo que la aplicación creó en la plataforma se conserva como datos de la organización cliente.

Aplicaciones de pago. Las aplicaciones de pago se compran dentro de la plataforma. UTILIA las vende en nombre propio por cuenta de su desarrollador, las cobra con la forma de pago de la organización cliente en Utilia OS y emite la factura correspondiente. Cada compra se rige por las Condiciones de compra de aplicaciones, que se aceptan al comprar, y lleva su propia autorización de cobro, independiente de la autorización de cobro de la suscripción. El impago de una aplicación se rige por esas Condiciones: no afecta a la suscripción a Utilia OS ni da lugar al procedimiento del apartado 8.

6 ter. Servicios de Meta y de Google que conectas

Qué son. La organización cliente puede conectar Utilia OS con su cuenta de Meta (sus páginas de Facebook, con las cuentas de Instagram vinculadas a ellas, y su cuenta y su número de WhatsApp Business) y con los formularios para clientes potenciales de sus anuncios de Google Ads, para recibir en su CRM como leads a quienes rellenan los formularios de sus anuncios y para recordar a sus clientes el pago de sus facturas por WhatsApp desde su propio número. La conexión la hace una persona usuaria con permiso para ello y puede retirarse en cualquier momento. El número que se conecta pasa a usarse por medio de Utilia OS y deja de funcionar en la aplicación WhatsApp Business, como advierte la plataforma antes de conectarlo. Estas funciones dependen de Meta y de Google, y UTILIA puede ponerlas a disposición de forma escalonada: mientras alguna no esté disponible para todas las organizaciones clientes, la plataforma lo indica.

Condiciones de Meta y de Google. Los servicios de Meta y de Google los prestan esas empresas conforme a las condiciones que la organización cliente acepta directamente con ellas, como las Condiciones comerciales de Meta, las Condiciones de los anuncios para clientes potenciales, las condiciones de WhatsApp Business con la Política de mensajes de WhatsApp Business, y las condiciones y políticas de publicidad de Google Ads. UTILIA no es parte de esas relaciones. La organización cliente se obliga a cumplirlas y a no tratar los datos que reciba de Meta por medio de Utilia OS de una forma que infrinja las Condiciones de la Plataforma de Meta o cualesquiera otras condiciones o políticas de Meta que les sean aplicables. En particular, se obliga a no venderlos; a no utilizarlos sin el consentimiento de la persona para una finalidad distinta de aquella para la que se recogieron; a no utilizarlos para discriminar a nadie ni para decidir si alguien puede acceder a una vivienda, a un empleo, a un seguro o a un crédito; y a no utilizarlos para vigilar a las personas. Si Meta lo pide, UTILIA le facilitará la identidad y los datos de contacto de la organización cliente y dejará de prestarle la conexión con Meta cuando Meta considere que ha incumplido sus condiciones.

Recordatorios de cobro por WhatsApp. La función sirve solo para recordar a los clientes de la organización cliente el pago de las facturas que esta les ha emitido por sus propios bienes o servicios. La organización cliente se obliga a: (i) enviarlos solo a la persona deudora de cada factura o a quien esta haya designado para recibir sus facturas, sin revelar la deuda a terceros; (ii) contar con el permiso de cada persona para recibirlos por WhatsApp antes de declararlo en la plataforma y poder demostrarlo, ya que UTILIA no puede comprobarlo y la organización cliente responde de esa declaración; (iii) registrar en la plataforma, retirando ese permiso, las peticiones de baja que reciba fuera de WhatsApp; (iv) no incluir en los mensajes publicidad ni promociones, que la función no admite y que los convertirían en comunicaciones comerciales sujetas al artículo 21 de la Ley 34/2002; y (v) no utilizar la función para la actividad de cobro de deudas de terceros ni de deudas adquiridas, que la Política de mensajes de WhatsApp Business no permite, ni para presionar a sus clientes de forma desproporcionada, amenazarlos o anunciarles acciones que no puedan ejercerse legalmente, conductas que la Ley 3/1991, de Competencia Desleal, considera prácticas agresivas. Las respuestas libres que la plataforma permite enviar durante las veinticuatro (24) horas siguientes al último mensaje del cliente sirven solo para atenderle sobre esa factura. Los recordatorios de una factura se detienen cuando la factura consta como pagada en Utilia OS: un pago que todavía no conste en Utilia OS no los detiene.

Coste de los mensajes y de los anuncios. Meta cobra directamente a la organización cliente, en su cuenta de Meta y según sus tarifas, los mensajes de WhatsApp que esta envía. UTILIA no cobra esos mensajes ni interviene en su pago, y las estimaciones de coste que muestra la plataforma son orientativas. El coste de los anuncios es el que la organización cliente acuerda con Meta y con Google.

Disponibilidad y responsabilidad. UTILIA no garantiza la disponibilidad de los servicios de Meta y de Google ni responde de sus decisiones: la aprobación o el rechazo de la conexión, de las plantillas de mensaje o del nombre que se muestra en WhatsApp; los límites de mensajes y la calificación de calidad del número; la restricción o el cierre de cuentas, páginas o números; los cambios en sus servicios o en sus condiciones; ni sus cobros. Meta decide conforme a sus políticas qué mensajes admite, y puede rechazar una plantilla o restringir un número si considera que un recordatorio no las cumple. UTILIA tampoco responde de los leads que Meta o Google no le envíen o le envíen con retraso: pide a Meta los que no le hayan llegado mientras Meta los conserve, pero no puede recuperar los de Google que no lleguen, que la organización cliente puede descargar desde Google Ads durante el plazo en que Google los conserva. Todo ello sin perjuicio del apartado 10.

Una página o un número, una sola organización. Una página de Facebook, una cuenta de WhatsApp Business o un número solo pueden estar conectados a una organización cliente de Utilia OS a la vez. Si otra organización los tiene conectados y Meta confirma que ya no tiene acceso a ellos, se liberan solos a los siete (7) días, y UTILIA puede liberarlos antes tras comprobarlo.

Suspensión. UTILIA puede pausar el envío por WhatsApp de una organización cliente, cuyos recordatorios pasan entonces a salir por correo electrónico, o la recepción de los leads de sus anuncios de Meta, cuando Meta o Google lo pidan o restrinjan la cuenta, la página o el número, cuando la calificación de calidad del número lo aconseje, ante quejas de los destinatarios o ante un uso contrario a este apartado, a las condiciones de Meta o de Google o a la ley, y cuando lo exija la seguridad de la conexión de UTILIA con Meta, de la que dependen todas las organizaciones clientes. UTILIA informará a la organización cliente del motivo.

Desconexión. La organización cliente puede desconectar Meta en cualquier momento desde Ajustes › Integraciones › Meta: UTILIA retira sus suscripciones en Meta y borra las credenciales de acceso, dejan de llegar los leads de Meta y los recordatorios que iban a salir por WhatsApp salen por correo electrónico. Si necesita el código de verificación en dos pasos que UTILIA configuró en su número para usarlo con otro proveedor, puede obtenerlo una vez al desconectar, con las comprobaciones de seguridad que pida la plataforma. Los leads ya creados y el historial de los recordatorios se conservan como datos de la organización cliente. Lo que conserven Meta y Google se rige por sus propias condiciones.

Datos personales. La organización cliente es la responsable del tratamiento de los datos de las personas que rellenan sus formularios de anuncios y de los clientes a los que recuerda sus facturas, y UTILIA actúa como su encargada, en los términos de la cláusula 5 quinquies del contrato de encargo del tratamiento y del apartado 17 de la Política de privacidad. Las sesiones de soporte del apartado 10 bis no permiten conectar ni desconectar Meta, declarar permisos de WhatsApp, enviar o contestar mensajes de WhatsApp ni leer su texto.

7. Pagos con tarjeta a los clientes de la organización cliente

La plataforma permite que la organización cliente cobre con tarjeta a sus propios clientes. Para ello debe conectar una cuenta propia con el proveedor de servicios de pago Stripe. Este apartado regula esa función; no afecta al pago de la suscripción a UTILIA, que se rige por el apartado 6.

Relación directa con el proveedor de pago. Durante el alta, la organización cliente confirma sus datos y acepta directamente las condiciones de Stripe (el Connected Account Agreement y el resto de condiciones del proveedor). La cuenta conectada es titularidad de la organización cliente, que mantiene con Stripe una relación contractual propia e independiente de estos Términos. UTILIA no es parte de esa relación, no interviene en la verificación de identidad ni en las decisiones de Stripe sobre la cuenta, y no responde de ellas.

Comisiones. UTILIA no cobra ninguna comisión por transacción: el importe cobrado se abona en la cuenta bancaria de la organización cliente, descontadas únicamente las comisiones del proveedor de pago. Stripe aplica sus propias tarifas conforme a las condiciones que la organización cliente acepta con él. UTILIA no fija, no percibe ni reembolsa esas tarifas. Si en el futuro UTILIA decidiera introducir una comisión por transacción, lo comunicaría con la antelación prevista en el apartado 14 de estos Términos.

Responsabilidad sobre los cobros. La organización cliente es la única responsable de los cobros que realice a sus clientes y de la relación subyacente: el bien o servicio prestado, el precio y los impuestos, la emisión de la factura, la atención al cliente, los reembolsos y la gestión de las reclamaciones y de las disputas de cargo (chargebacks), incluidas sus consecuencias económicas. También le corresponde disponer de la autorización del cliente cuando el cobro se ejecute sin su intervención en ese momento. UTILIA se limita a transmitir la orden de cobro al proveedor de pago y a mostrar su resultado en la plataforma.

Desconexión. La organización cliente puede desconectar su cuenta en cualquier momento desde la plataforma: UTILIA retira su propio acceso a esa cuenta y deja de poder cobrar en su nombre. La desconexión no cancela la cuenta de Stripe ni afecta a los cobros ya realizados, a los saldos pendientes de abono ni a las disputas en curso, que la organización cliente seguirá gestionando desde su panel de Stripe. Volver a conectarla exige repetir el proceso de alta y restablecer la configuración de la plataforma, que no se conserva. Si la desconexión no pudiera completarse por causas técnicas ajenas a UTILIA, la organización cliente puede solicitarla a UTILIA y, cuando su cuenta lo permita, revocar el acceso desde el apartado de aplicaciones conectadas de su propio panel de Stripe; en las cuentas creadas a través de una plataforma esa opción puede estar restringida por el propio proveedor de pago.

Datos de los clientes finales. Los datos de las personas a las que la organización cliente cobra con tarjeta los trata Stripe al amparo de la relación contractual directa descrita más arriba. La organización cliente es el responsable del tratamiento de esos datos y UTILIA actúa como encargado siguiendo sus instrucciones, sin tratar en ningún caso el número de la tarjeta. El régimen completo figura en el apartado 5.d) de la Política de privacidad.

8. Suspensión y resolución

UTILIA podrá suspender de forma inmediata el acceso al servicio, total o parcialmente, sin derecho a indemnización, cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:

• Impago de las cantidades debidas por la organización cliente, conforme al procedimiento escalonado descrito en este apartado.
• Uso abusivo o contrario a los presentes Términos o a la ley.
• Requerimiento de una autoridad pública competente.
• Riesgo grave para la seguridad de la plataforma, de otros usuarios o de terceros.

Procedimiento en caso de impago. Producido el impago de la suscripción, UTILIA podrá reintentar el cargo durante un máximo de treinta (30) días desde el primer cargo fallido, manteniendo el servicio plenamente operativo. Si la entidad emisora rechaza el cargo de forma definitiva (por ejemplo, por tratarse de una tarjeta caducada, bloqueada o denunciada), o si se agotan los reintentos sin éxito, la cuenta quedará suspendida (en la plataforma figura como «en pausa»): el cliente conservará intactos el acceso de consulta y la posibilidad de exportar sus datos, pero no podrá crear ni modificar información. La suspensión se mantendrá durante un período de cortesía de quince (15) días naturales para regularizar el pago desde Mi plan; la reactivación conlleva el cobro de las cantidades devengadas y pendientes. Transcurrido dicho período sin regularización, la suscripción quedará resuelta y se producirá la baja del servicio, sin que ello extinga las cantidades pendientes.

Cualquiera de las partes podrá resolver el contrato en caso de incumplimiento grave y no subsanado por la otra parte, previa comunicación por escrito con descripción del incumplimiento y plazo razonable para la subsanación, que no será inferior a quince (15) días naturales cuando la naturaleza del incumplimiento lo permita.

Terminación por decisión de UTILIA. UTILIA podrá poner fin al contrato sin necesidad de alegar causa, comunicándolo por correo electrónico con una antelación mínima de sesenta (60) días naturales si la cuenta es de pago y de treinta (30) días naturales si es gratuita. Durante el preaviso, el servicio seguirá funcionando con normalidad. Terminado el preaviso, la cuenta permanecerá treinta (30) días naturales en modo de solo lectura para que la organización cliente pueda consultar y exportar sus datos; transcurridos estos, se producirá la baja y se aplicará el régimen de conservación descrito en este apartado. UTILIA devolverá a la organización cliente la parte no consumida de las cantidades que hubiera pagado por adelantado.

Recuperación de los datos y cambio de proveedor. Conforme al Reglamento (UE) 2023/2854 (Data Act), UTILIA no impone obstáculos al cambio a otro proveedor ni al traslado de los datos a infraestructura propia del cliente. Tras la fecha de efecto de la terminación del contrato, cualquiera que sea su causa, el cliente dispone de un período de recuperación de sus datos de al menos treinta (30) días naturales, durante el cual puede extraer los datos de su organización, por los medios que se describen a continuación, antes de su supresión definitiva; en Utilia OS este período queda cubierto, con amplitud, por el plazo de conservación de noventa (90) días descrito a continuación. La exportación de los datos es un derecho del cliente y es gratuita: UTILIA no aplica cargos de egreso de datos ni por su extracción con ocasión de la terminación del servicio o del cambio de proveedor, conforme al artículo 29 del citado Reglamento, que prohíbe tales cargos a partir del 12 de enero de 2027 y que, hasta esa fecha, los limita a los costes directamente ocasionados.

Datos exportables y formatos. Quien tenga el rol de «Super Administrador» puede generar en cualquier momento, también durante la suspensión y durante el período de conservación posterior a la baja, una exportación completa de la organización desde Ajustes › Organización: un archivo ZIP con los datos en formatos JSON y CSV, los archivos originales y un manifiesto con el recuento de cada categoría y la huella criptográfica de cada fichero. Esa exportación comprende, entre otros, los datos de CRM, finanzas y contabilidad (con los PDF de las facturas), operaciones, chat, copiloto de llamadas (con sus grabaciones y transcripciones), fichajes, configuración y personas usuarias, y todos los archivos de la organización. Los datos de los módulos que esa exportación todavía no incluye (entre ellos, proyectos, campañas de correo, tickets de soporte, formación, ausencias, calendario y AI Studio) pueden obtenerse, en la medida en que lo permitan, mediante las exportaciones de cada módulo, la API o los conectores para asistentes de inteligencia artificial; para lo que no pueda obtenerse por esos medios, UTILIA prestará a la organización cliente la asistencia razonable para su extracción. El registro de auditoría puede exportarse en formato CSV o JSON. Quedan excluidos de la exportación, por razones de seguridad o por referirse al funcionamiento interno del servicio, las contraseñas, claves, testigos, certificados y demás credenciales, así como los datos de las personas cuyo tratamiento esté bloqueado conforme al artículo 32 de la LOPDGDD. Si la organización cliente comunica que va a cambiar de proveedor o a trasladar sus datos a infraestructura propia, UTILIA le prestará la asistencia razonable para completar el proceso, mantendrá la seguridad del servicio mientras dure y le informará de los riesgos conocidos para su continuidad.

Conservación de datos tras la baja

Tras la baja definitiva, la cuenta y sus datos se conservarán durante noventa (90) días en modo de solo lectura para permitir su exportación o la reactivación del servicio. Transcurrido ese plazo, los datos serán eliminados de forma definitiva en un máximo de treinta (30) días adicionales, a excepción de la siguiente información, que quedará bloqueada conforme al artículo 32 de la LOPDGDD y excluida de todo uso ordinario hasta la expiración de su plazo: la documentación mercantil y tributaria de la organización cliente (sus facturas, registros de facturación y fiscales, gastos, contabilidad y cobros), que se conserva por su instrucción hasta el 31 de diciembre del décimo año siguiente al de la baja, en los términos de los párrafos siguientes; y la documentación con trascendencia mercantil y tributaria de la relación entre UTILIA y la organización cliente, como las facturas que UTILIA le haya emitido, que UTILIA conserva durante seis (6) años conforme al artículo 30 del Código de Comercio, plazo que comprende los cuatro (4) años de los artículos 66 y siguientes de la Ley 58/2003 General Tributaria. Tampoco se suprimen en ese momento el registro de auditoría, que se rige por el contrato de encargo del tratamiento, ni la información que deba conservarse bloqueada para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o para acreditar el cumplimiento de la normativa de protección de datos, como las pruebas de las aceptaciones y consentimientos prestados a través de la plataforma, que se conservan durante cinco (5) años.

Conservación de la documentación mercantil y tributaria. Los párrafos siguientes regulan la conservación, tras la baja, de estos datos y documentos tratados en Utilia OS por cuenta de la organización cliente (la «documentación tributaria»): (a) las facturas emitidas y recibidas, completas, simplificadas y rectificativas, y sus copias; (b) los registros de facturación, los libros registro y los demás registros fiscales, incluido el registro de las operaciones acogidas a los regímenes especiales de ventanilla única del Impuesto sobre el Valor Añadido, con la información utilizada para determinar el lugar de establecimiento, domicilio o residencia habitual de los clientes; (c) los gastos y sus justificantes; (d) los asientos y demás registros contables; (e) las declaraciones y autoliquidaciones tributarias, con sus justificantes de presentación y pago; (f) los cobros y pagos registrados de las facturas y de los gastos; y (g) los datos personales contenidos en todos ellos. La documentación tributaria no incluye el registro de auditoría, cuyos plazos fijan el contrato de encargo del tratamiento y la Política de privacidad.

Instrucción de la organización cliente. La organización cliente, como responsable del tratamiento, instruye a UTILIA, que actúa como encargada del tratamiento, para que conserve bloqueada la documentación tributaria hasta el 31 de diciembre del décimo año siguiente al de la baja. Esta instrucción se imparte al aceptar estos Términos y se aplica a todas las organizaciones clientes, salvo que impartan una instrucción distinta conforme al párrafo «Instrucción distinta» de este apartado.

Fundamento. El plazo se fija atendiendo a los plazos legales de conservación y de comprobación que pueden afectar a la documentación tributaria de la organización cliente, en particular: el artículo 30 del Código de Comercio; los artículos 29.2, letras d) y e), 66, 66 bis y 70 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria; el artículo 26.5 de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades; el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre; el artículo 8.2.c) del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; los artículos 163 noniesdecies.Uno.e) y 163 duovicies.Uno.e) de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y los artículos 369 y 369 duodecies de la Directiva 2006/112/CE. Comprende, en particular, el plazo de diez (10) años, contados desde el final del año en que se realizó cada operación, que esos artículos de la Ley 37/1992 y de la Directiva exigen para el registro de las operaciones de los regímenes especiales de ventanilla única. Se aplica un plazo único, igual para todas las organizaciones clientes, para que ninguna documentación sujeta a ese plazo se suprima antes de tiempo. La conservación se realiza conforme a los artículos 5.1.e), 17.3.b) y 28.3, letras a) y g), del Reglamento (UE) 2016/679 y a los artículos 32 y 33 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

Bloqueo. Durante el plazo de conservación, la documentación tributaria permanecerá bloqueada: identificada y reservada mediante medidas técnicas y organizativas que impiden su tratamiento, incluida su visualización. Solo podrá tratarse para: (a) ponerla a disposición de los jueces y tribunales, del Ministerio Fiscal o de las Administraciones Públicas competentes, en particular las Administraciones tributarias, incluidas las de otros Estados miembros a través del Estado miembro de identificación, y las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades; (b) entregarla a la organización cliente, a petición de esta, para que atienda requerimientos de dichas autoridades o cumpla sus obligaciones de conservación y exhibición; y (c) la defensa de UTILIA frente a las responsabilidades que pudieran derivarse de su relación con la organización cliente. La documentación bloqueada no se tratará para ninguna otra finalidad, y solo podrá acceder a ella el personal de UTILIA autorizado para las finalidades anteriores.

Devolución. Durante el período de conservación de noventa (90) días posterior a la baja, la organización cliente puede obtener una copia de la documentación tributaria mediante la exportación completa de la organización descrita en este apartado, en formatos estructurados, de uso común y lectura mecánica. La conservación bloqueada prevista en estos párrafos es adicional a esa devolución y no sustituye las obligaciones de conservación que la normativa impone a la organización cliente, que sigue siendo responsable de cumplirlas.

Instrucción distinta. La organización cliente podrá, en cualquier momento, instruir por escrito a UTILIA, en la dirección compliance@utilia.ai, un plazo de conservación distinto o la supresión anticipada de toda o parte de la documentación tributaria. UTILIA cumplirá la instrucción, salvo en la medida en que deba conservar datos bloqueados por las responsabilidades derivadas de su relación con la organización cliente. Corresponde exclusivamente a la organización cliente comprobar que el plazo que instruya respeta las obligaciones legales de conservación que le sean aplicables, en particular el plazo de diez (10) años del registro de las operaciones de los regímenes especiales de ventanilla única.

Supresión. Transcurrido el plazo de conservación, UTILIA suprimirá de forma segura la documentación tributaria, incluidas sus copias de seguridad al término de su ciclo ordinario de rotación, y emitirá un certificado de supresión si la organización cliente lo solicita.

Derechos de los interesados. UTILIA trasladará a la organización cliente las solicitudes de ejercicio de derechos que reciba sobre la documentación tributaria. El derecho de supresión no procede mientras la conservación sea necesaria para cumplir una obligación legal del responsable.

9. Supervivencia de obligaciones

La terminación del contrato, cualquiera que sea su causa (cancelación por el cliente, resolución por incumplimiento, impago o cualquier otra), no afectará a las disposiciones que por su propia naturaleza estén llamadas a subsistir tras ella. En particular, sobrevivirán a la terminación:

• Las obligaciones de pago devengadas y pendientes a la fecha de efectos de la terminación, incluidos, en su caso, los intereses de demora y los gastos de cobro previstos en el apartado 6.
• Los deberes de confidencialidad y de secreto sobre la información no pública de la otra parte a la que se haya tenido acceso con ocasión del contrato.
• La conservación bloqueada de la información que UTILIA deba mantener por obligación legal, en los términos del apartado 8 de estos Términos y del artículo 32 de la LOPDGDD.
• La limitación de responsabilidad prevista en el apartado 10.
• Las cláusulas de ley aplicable y jurisdicción del apartado 16.
• Cualquier otra disposición que, por su naturaleza o finalidad, deba surtir efectos con posterioridad a la terminación, entre ellas las relativas a la propiedad intelectual e industrial del apartado 4.

La terminación no perjudicará los derechos que el cliente conserva tras la fecha de efectos, en particular el período de recuperación y exportación gratuita de sus datos descrito en el apartado 8.

10. Limitación de responsabilidad

UTILIA prestará el servicio con la diligencia exigible a un prestador profesional. No obstante, y dentro de los límites permitidos por la normativa aplicable, UTILIA no garantiza que el servicio estará disponible de forma ininterrumpida o libre de errores, ni que será adecuado para todas las finalidades perseguidas por la organización cliente.

Salvo dolo o culpa grave, y salvo en los casos de responsabilidad que no pueda limitarse por ley, la responsabilidad agregada máxima de UTILIA frente a la organización cliente por cualquier reclamación derivada del contrato o de estos Términos se limitará al importe efectivamente pagado por la organización cliente en concepto de suscripción durante los doce meses anteriores al hecho generador de la responsabilidad.

Asesoramiento profesional. Conforme al apartado 5 quater, UTILIA no presta asesoramiento fiscal, contable, jurídico, laboral ni financiero. UTILIA no responde de los daños que se deban a que la organización cliente o sus usuarios hayan adoptado decisiones, o hayan presentado, firmado o comunicado a terceros documentos, a partir de los resultados de la plataforma sin la revisión y, cuando corresponda, la verificación profesional que ese apartado prevé. Esta previsión no excluye ni limita la responsabilidad de UTILIA por dolo o culpa grave, ni en los demás casos en que la ley no permita excluirla o limitarla.

Dolo y culpa grave. Ninguna de las exclusiones o limitaciones de responsabilidad que contienen estos Términos se aplica en caso de dolo o culpa grave de UTILIA, ni en los demás casos en que la ley no permita excluir o limitar la responsabilidad.

Consumidores y usuarios

Si el usuario final tiene la condición de consumidor o usuario conforme al artículo 3 del TRLGDCU, las anteriores limitaciones se aplicarán sin perjuicio de los derechos irrenunciables que le reconozca la normativa de consumo, en particular los artículos 82 y siguientes del TRLGDCU, que considera abusivas las cláusulas que excluyan o limiten de forma inadecuada la responsabilidad del empresario por los daños o perjuicios causados al consumidor.

Funciones en vista previa. Cuando UTILIA ofrezca funciones identificadas expresamente como en vista previa, lo hará para que la organización cliente pueda probarlas antes de su versión definitiva: se ofrecen en el estado en que se encuentran, pueden contener errores y pueden modificarse o retirarse en cualquier momento, por lo que la organización cliente debe valorar su idoneidad antes de utilizarlas en procesos críticos.

10 bis. Soporte técnico

UTILIA presta soporte técnico a la organización cliente mediante los tickets dirigidos a «Soporte de UTILIA OS» desde la propia plataforma y en la dirección soporte@utilia.ai. Salvo que el contrato principal disponga otra cosa, UTILIA no asume un nivel de servicio comprometido, como plazos de respuesta o de resolución o un porcentaje de disponibilidad, y atenderá las solicitudes con la diligencia exigible a un prestador profesional.

Acceso de soporte a la cuenta. Para atender una solicitud o resolver una incidencia, el personal autorizado de UTILIA puede entrar en la cuenta de una persona usuaria de la organización cliente, en modo de solo lectura o con posibilidad de editar, durante un máximo de una hora por sesión y con indicación del motivo. Al abrirse la sesión, la plataforma avisa a esa persona y a quienes tengan el rol de «Super Administrador» de la organización; la sesión figura en Ajustes › Sesiones, desde donde puede cerrarse en cualquier momento, y su inicio, su fin y las modificaciones realizadas durante ella quedan registrados en el registro de auditoría. Estas sesiones no dan acceso al chat, a las videollamadas ni al copiloto de llamadas. UTILIA trata los datos a los que accede con ocasión del soporte por cuenta de la organización cliente, conforme al contrato de encargo del tratamiento.

11. Datos personales

El tratamiento de los datos personales de los usuarios se realiza conforme a la Política de privacidad y al contrato de encargo del tratamiento que, cuando proceda, UTILIA suscribe con la organización cliente en su condición de responsable, al amparo del artículo 28 del RGPD.

La organización cliente garantiza contar con una base jurídica válida para el tratamiento de los datos personales que introduzca en la plataforma, así como haber informado a los interesados conforme a los artículos 13 y 14 del RGPD.

12. Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable del incumplimiento de sus obligaciones cuando el mismo obedezca a causas de fuerza mayor, caso fortuito o cualquier otra circunstancia imprevisible o inevitable, ajena a su voluntad y que imposibilite el cumplimiento, incluidas, con carácter enunciativo: catástrofes naturales, pandemias, interrupciones generalizadas de Internet, ataques informáticos a gran escala, fallos de terceros proveedores esenciales (infraestructura en la nube, comunicaciones, servicios de terceros integrados) y decisiones de autoridades públicas.

13. Cesión de derechos

La organización cliente no podrá ceder, total o parcialmente, el contrato o los derechos y obligaciones derivados de estos Términos sin el consentimiento previo y por escrito de UTILIA.

UTILIA podrá ceder el contrato, total o parcialmente, a una entidad del mismo grupo, a una cooperativa integrada o fusionada, o como consecuencia de una operación de reestructuración societaria, cumpliendo las garantías previstas por la normativa aplicable. La cesión se comunicará a la organización cliente con una antelación razonable y no afectará a los derechos reconocidos en los contratos en vigor.

14. Modificaciones de los Términos

UTILIA podrá modificar estos Términos para adaptarlos a cambios normativos, jurisprudenciales, operativos o a la incorporación de nuevas funcionalidades. Cuando la modificación sea sustancial, la notificaremos con al menos treinta días naturales de antelación a su entrada en vigor, mediante aviso dentro del producto, correo electrónico o publicación destacada en el sitio web.

Si la organización cliente no acepta los nuevos términos, podrá darse de baja del servicio, conforme al apartado 6, antes de la fecha de entrada en vigor de la modificación; en ese caso, la modificación no le será aplicable durante el tiempo que reste hasta que la baja surta efectos. La continuación del uso del servicio una vez transcurrido dicho plazo sin haber solicitado la baja implicará la aceptación de los nuevos Términos.

15. Miscelánea

Nulidad parcial. Si alguna disposición de estos Términos fuera declarada nula o inaplicable por una autoridad competente, tal declaración no afectará a la validez del resto de disposiciones, que conservarán su plena eficacia. Las partes negociarán de buena fe la sustitución de la cláusula afectada por otra que respete el espíritu de la original.

Integridad del contrato. Estos Términos, junto con el contrato principal de suscripción y los documentos a los que hagan referencia (incluidas las Políticas de privacidad y de cookies), constituyen el acuerdo completo entre las partes sobre el objeto contemplado y sustituyen a cualquier acuerdo, negociación o compromiso anterior, verbal o escrito, sobre dicho objeto.

Comunicaciones. Salvo indicación expresa en contrario, las comunicaciones entre las partes se entenderán válidamente realizadas mediante correo electrónico remitido a las direcciones designadas por cada parte como válidas para este efecto.

16. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos y cualquier controversia derivada de los mismos se regirán por la legislación española.

En las relaciones entre empresas (B2B), las partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, se someten a los Juzgados y Tribunales de Las Palmas de Gran Canaria.

Consumidores y usuarios: fuero protegido

Cuando el usuario final tenga la condición de consumidor conforme al artículo 3 del TRLGDCU, será competente el juzgado correspondiente a su domicilio o al lugar de cumplimiento de la obligación, en los términos del artículo 90.2 del TRLGDCU, que considera abusivas las cláusulas que impongan al consumidor un fuero distinto al que legalmente le corresponda.

17. Entrada en vigor de esta versión

Esta versión de los Términos rige desde su publicación en la plataforma para las organizaciones clientes que se den de alta a partir de ese momento.

Para las organizaciones clientes que ya lo eran el 15 de octubre de 2026 a las 10:00 (hora de Canarias), y conforme al apartado 14, el apartado 5 quater y el párrafo «Asesoramiento profesional» del apartado 10 se aplican desde el 15 de noviembre de 2026, salvo que la organización cliente los acepte expresamente antes desde el aviso que muestra la plataforma, en cuyo caso se aplican desde esa aceptación. Hasta entonces, en lo que se refiere a esas novedades, les sigue siendo aplicable la versión de los Términos que tenían aceptada, y pueden darse de baja en las condiciones del apartado 14.

La aceptación personal del aviso «Utilia OS no sustituye el asesoramiento profesional» se pide a todos los usuarios desde el 15 de octubre de 2026. Tiene carácter informativo: recoge lo que la plataforma es, lo que el apartado 5 bis ya preveía para los resultados de la inteligencia artificial y lo que la ley establece sobre la responsabilidad de cada empresa en su contabilidad y en sus obligaciones tributarias, y no adelanta la aplicación de las novedades del párrafo anterior a las organizaciones clientes que ya lo eran.

Para las organizaciones clientes que ya lo eran cuando se publicó la versión de estos Términos que introdujo la conservación de la documentación mercantil y tributaria del apartado 8 hasta el 31 de diciembre del décimo año siguiente al de la baja, y conforme al apartado 14, esa conservación se aplica desde que la organización cliente la acepte expresamente desde el aviso que muestra la plataforma o, si no lo hace, una vez transcurridos treinta (30) días naturales completos desde la publicación de esa versión, contados desde el día siguiente. Hasta entonces, su documentación mercantil y tributaria se conserva bloqueada durante seis (6) años tras la baja, como preveía la versión que tenían aceptada, y pueden darse de baja en las condiciones del apartado 14.

Para las organizaciones clientes que ya lo eran cuando se publicó la versión de estos Términos que introdujo el apartado 6 bis, y conforme al apartado 14, ese apartado se aplica desde que la organización cliente lo acepte expresamente desde el aviso que muestra la plataforma o, si no lo hace, una vez transcurridos treinta (30) días naturales completos desde la publicación de esa versión, contados desde el día siguiente. Hasta entonces, la instalación de una aplicación de otro desarrollador se rige por lo que la organización cliente acepta al instalarla y su compra, por las Condiciones de compra de aplicaciones.

Para las organizaciones clientes que ya lo eran cuando se publicó la versión de estos Términos que introdujo el apartado 6 ter, y conforme al apartado 14, ese apartado se aplica desde que la organización cliente lo acepte expresamente desde el aviso que muestra la plataforma o, si no lo hace, una vez transcurridos treinta (30) días naturales completos desde la publicación de esa versión, contados desde el día siguiente. Hasta entonces, la conexión de los servicios de Meta y de Google se rige por las condiciones que la organización cliente acepta con ellos al conectarlos.

Las novedades de esta versión, el descuento por recomendación y lo que se explica sobre las organizaciones clientes que llegan por un colaborador del Programa de colaboradores de UTILIA OS, ambas en el apartado 6, no imponen obligaciones nuevas a la organización cliente y se aplican desde su publicación.